לאחר הגשת הבקשה להיתר, תתבצע בדיקה אדמיניסטרטיבית כדי לוודא שהבקשה והמסמכים הדרושים הוגשו בהתאם לסעיף 2 וסעיף 3 לתקנות התכנון והבנייה (בקשה להיתר, תנאיו ואגרות), התש"ל-1970. הבקשה תיפתח רק אם נמצאה תקינה, והיא כוללת את כל המסמכים הדרושים, ואת כל הטפסים – מלאים וחתומים.

מהנדס הוועדה יעריך את גובה אגרת הבנייה עבור הבקשה שהוגשה ועל המבקש לשלם, עם פתיחת התיק, פיקדון בסך 20% מהאגרה המוערכת. סכום זה יהיה צמוד למדד וינוכה מסכום האגרה הסופית.

לאחר תשלום הפיקדון, עוברת הבקשה לבדיקה של מהנדס הוועדה. המהנדס בודק אם הבקשה תואמת את התוכניות החלות במקום, ואם היא עומדת בדרישות חוק התכנון והבנייה, בתקנות החוק, ובהוראות למתקני תברואה (הל"ת).

• אם הבקשה עמדה בכל הדרישות, המהנדס ישלח את הבקשה לדיון בוועדה, בצירוף המלצה.
• אם הבקשה לא עמדה בדרישות שצוינו, המהנדס יפרט את מהות ומידת הסטייה.

• מפה טופוגרפית
• תכנית של חזית הבניין שכוללת את חזיתות הבניינים הקיימים, כולם או חלקם, הנמצאים במרחק של 20 מטרים מגבולות הבניין המוצע, בהתאם לתקנה 8 לתקנות התכנון והבניה (בקשה להיתר תנאיו ואגרות), תש"ל – 1970.
• תוצאות סקר הקרקע
• תיאור אמצעי בטיחות אש
• תיאור המקלט
• הגדרת טיב וסוג חומרי הבנייה, וכן חוזקם המינימלי, התאמתם לתקן והמפרט שלהם
• פרטים נוספים הנוגעים:
  
• למערכות השרברבות
• לסילוק שפכים, מי גשם ואשפה
• לאספקת מים קרים וחמים
• להסקה מרכזית
• למתקני אוויר
• לארובות
• למגדלי קירור מים
• למתקנים וצנרת להספקת גז מרכזית
• למתקן חימום מרכזי על ידי דלק נוזלי
• למעליות
• לקולטי ברקים ולמתקנים דומים אחרים
• לדודי מים ושמש
• לאנטנות ולמתקנים אחרים על הגג
• לאיתור שלטים וארגזי ראווה
• להגנת הבניין בפני חדירת מי גשם
• להגנת הבניין בפני חדירת גז ראדו

מזכיר הוועדה יבדוק אם כל בעלי הזכויות בנכס חתמו על הבקשה להיתר ועל המסמכים הדרושים. אם לא כולם חתמו, יעביר המבקש למזכיר כתובות של בעלי הזכות בנכס שלא חתמו, והמזכיר ישלח העתק של הבקשה לבעלי הזכויות בנכס שלא חתמו, על חשבון המבקש.
אם אין בידי המבקש כתובות, עליו להגיש תצהיר כי עשה כל מאמץ להשיג את הכתובות, ולפרסם הודעה בעיתון יומי, בהתאם להנחיות הוועדה. לאחר הפרסום, המבקש יצרף לבקשה להיתר את התצהיר והעתק מהפרסום, ואם הבקשה מוגשת לגבי בית משותף, עליו לצרף גם נסח רישום של דירתו ושל יתר הדירות, ושל הרכוש המשותף.
אם לא כל בעלי הזכויות חתמו, ההיתר יינתן רק לאחר שיחלפו 30 ימים מהגשת הבקשה, ולאחר שנשלחו ההודעות לבעלי הזכויות בנכס.

אם בעל זכויות בנכס התנגד לבקשה, הוועדה תחליט בנוגע לבקשה להיתר רק לאחר שנתנה למתנגד הזדמנות לנמק את התנגדותו. הוועדה תשלח למתנגד את החלטתה בכתב. אם הוועדה החליטה לדחות את ההתנגדות, ההיתר יינתן רק לאחר 30 ימים מיום שנשלחה הודעה למתנגד בדבר דחיית ההתנגדות.

לאחר שכל בעלי הזכויות בנכס חתמו על הבקשה, יבדוק המזכיר אם צורפו כל המסמכים הדרושים לפי סעיף 2ב' בתקנה:

• אם חסרים מסמכים, המזכיר יעביר דרישה למבקש להשלים אותם.
• אם כל המסמכים צורפו והבקשה תואמת לתקנות, הבקשה תועבר לדיון בוועדה.

המסמכים שדרושים להוכחת בעלות על הנכס יכולים להיות כל אחד מהבאים:

• נסח טאבו – הכולל את כל שמות בעלי החלקה. את הנסח ניתן להזמין מלשכת רישום מקרקעין ועליו להיות מעודכן לתאריך הסמוך ככל האפשר למועד ההגשה.
• אישור זכויות ממינהל מקרקעי ישראל.
• אישור זכויות מחברה משכנת.

המסמכים שדרושים להוכחת בעלות על נכס בבית משותף יכולים להיות כל אחד מהבאים:

• נסח רישום מרוכז של הבית המשותף. את הנסח ניתן להזמין מלשכת רישום מקרקעין ועליו להיות מעודכן לתאריך הסמוך ככל האפשר למועד ההגשה.
• נסח רישום של כל מבקשי ההיתר
• תצהיר כמפורט בטופס 7 "תצהיר של בעלים/חוכר של דירה בבית משותף בבקשה להיתר בנייה" וטופס 8 – "תצהיר של נציגות הבית המשותף בדבר הרכב בעלות של הבית המשותף לגבי בקשה להיתר בנייה" בתקנות התכנון והבניה (בקשה להיתר תנאיו ואגרות), תש"ל – 1970.